Mitarbeiterportal anstatt Intranet
Ihre Firma verfügt über ein Intranet, aber ihre Mitarbeiter nutzen es nicht?
Die Lösung dafür könnte ein Mitarbeiterportal sein. Damit ist ein Informations-, Kommunikations- und Arbeitswerkzeug der Mitarbeiter gemeint, in Abgrenzung zum eher technisch verwendeten Begriff Intranet. Nur wenige Informationen stehen hier exklusiv einem Personenkreis zur Verfügung.
Die Zusammenarbeit der drei Abteilungen Organisation⁄Management, IT und interne Kommunikation ist dafür notwendig und auch sinnvoll. Denn dadurch wird sowohl die Motivation als auch das Know-how der Mitarbeiter gefördert.
Im Mitarbeiterportal werden Informationen nicht nur strukutriert zur Verfügung gestellt, sie werden auch zwischen den Mitarbeitern ausgetauscht.
Das Ziel ist es, den Mitarbeitern die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zur Verfügung zu stellen. Schließlich sollte die Abbildung und Digitalisierung von unternehmensinternen Prozessen und Abläufen erreicht werden. Das Mitarbeiterportal wird so zur zentralen Arbeitsplattform der Mitarbeiter. Arbeitsabläufe lassen sich sich beschleunigen und effizienter abwickeln.
Bei der Einführung eines Mitarbeiterportals sollten folgende 5 “goldene Regeln” beachtet werden:
1. Read the client
Der Fokus liegt auf den Mitarbeitern als interne Kunden. Die Bedürfnisse der Belegschaft müssen detailliert ermittel werden und in die Konzeption einfließen.
2. Das Management lebt vor, was die Mitarbeiter umsetzen sollen
Das Management muss das Portal fördern und aktiv nutzen, sonst wird die Akzeptanz bei den Mitarbeitern sinken.
3. Funktionsgetrieben und nutzenorientiert
Es sollte immer daran gedacht werden: Das Portal soll dem Nutzer einen konkreten Vorteil bringen. Es darf nicht zu einer Informationswüste ohne erkennbaren Nutzen werden!
4. Prozesse identifizieren und digitalisieren
Mit der Digitalisierung von Aufgaben sind Einsparpotentiale verbunden – sowohl in monetärer als auch in zeitlicher Hinsicht.
5. Motivations- und Akzeptanzprogramme
Zahlreiche begleitende Maßnahmen zur Steigerung der Akzeptanz unter den Mitarbeitern sind bei der Implementierung notwendig. Schulungen und Seminare zur Verbesserung der »e-fitness« der Mitarbeiter sind erforderlich. Mögliche Ängste der Mitarbeiter sollten duch Vortragsreihen, Dialogrunden und Abteilungsdiskussionen abgebaut werden.
Ein ausfürliches Phasenmodell für die Implementierung eines Mitarbeiterportals finden Sie hier: http://www.perspektive-blau.de/artikel/0804a/0804a.htm
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